PROCÉDURE DE GESTION DES LEADS : RÉCUPÉRATION AUTOMATIQUE DES DONNÉES DEPUIS UN CRM

Table des matières

1-MODE D’EMPLOI POUR LA RÉCUPÉRATION DE DONNÉES (FETCH)
2-LES CHAMPS POUVANT ALIMENTER VOTRE CRM
3-RGPD : QUEL TYPE DE CONTACTS SÉLECTIONNER POUR LA CRÉATION DE VOTRE API
4-SECTEURS D’ACTIVITÉ

1-MODE D’EMPLOI POUR LA RÉCUPÉRATION DE DONNÉES (FETCH)

Avant toute chose, votre système CRM doit supporter l’intégration de données au format XML.
VirtualExpo ne fournit aucune solution plug-in, le service informatique de votre entreprise devra donc créer un programme pour alimenter votre CRM avec les leads provenant de notre marketplace.
Les champs présents dans votre CRM doivent correspondre aux champs indiqués sur notre formulaire de demande. VirtuaExpo n’est pas en mesure de créer des champs personnalisés pour le formulaire de demande de votre stand.
Veillez également à intégrer dans votre CRM uniquement les données que vous souhaitez utiliser (en conformité avec le RGPD).
Pendant quelques jours, vérifiez que votre programme récupère correctement les données et les intègre dans votre CRM – Faites des tests pour vous assurer du bon fonctionnement de la procédure.
Pour programmer votre CRM, utilisez la clé sécurisée disponible dans le document PDF en pièce jointe.

Pour importer les leads de manière automatisée, utilisez l’URL et la clé sécurisée indiqués dans le document PDF ci-joint et accédez aux données des prospects ayant consulté votre stand ou envoyé des demandes.

Suivez les instructions du PDF et testez la procédure pendant quelques jours, pour vous assurer que les données à importer dans votre CRM sont associées aux champs correspondants. Si le test fonctionne, cela signifie que vous pouvez commencer à traiter vos demandes et vos prospects avec ce système, sans avoir à vérifier les demandes reçues sur votre boîte mail.

VirtualExpo permet à votre CRM ou logiciel de gestion de télécharger les données toutes les deux heures au maximum.

2-LES CHAMPS POUVANT ALIMENTER VOTRE CRM

Voici les champs qui peuvent alimenter votre CRM :

« company » = nom de l’entreprise (seulement si l’acheteur est un professionnel)
« name » = nom de famille du contact (obligatoire)
« firstname » = prénom du contact (facultatif)
« phoneNumber » = numéro de téléphone (obligatoire)
« email » = adresse électronique (obligatoire)
« visitorType » = type d’acheteur, particulier ou professionnel (obligatoire)
« website » = URL du site web de l’entreprise (facultatif)
« city » = ville (obligatoire)
« address » = adresse postale de l’acheteur (facultatif)
« postalCode » = code postal (obligatoire à partir de février 2021)
« country » = pays (obligatoire)
« businessSector » = secteur d’activité de l’acheteur (obligatoire si l’acheteur est une entreprise)
« businessCompanyType » = profil de l’entreprise/type d’activité (obligatoire si l’acheteur est une entreprise)
« label » = nom et/ou référence du produit (obligatoire)
« type » = type de demande (obligatoire pour toutes les demandes)
« kind » = type de lead (obligatoire uniquement pour les contacts commerciaux identifiés et exploitables ayant cliqué sur les boutons « demander les tarifs et options », « où acheter » et « voir les coordonnées »)
« message » = message de l’acheteur concernant son projet (obligatoire pour les devis personnalisés mais facultatif pour les autres demandes ; possibilité de préciser la quantité demandée, le budget et le délai de livraison)
« sendDate » = date où l’acheteur a envoyé sa demande (obligatoire)

Voici le fichier XSD pour vous aider.

3-RGPD : QUEL TYPE DE CONTACTS SÉLECTIONNER POUR LA CRÉATION DE VOTRE API

Il existe trois types de contacts :

Visites : VirtualExpo vous transmettra uniquement les informations de contact personnelles des visiteurs ayant cliqué sur vos produits. Les données des visiteurs qui ont uniquement visualisé vos produits dans le tableau de résultats ne seront pas transmises.
Prospects : ces sont des acheteurs potentiels qui ont visité votre stand et se sont connectés pour obtenir les tarifs et options ou pour essayer de vous contacter.
Demandes : il s’agit de projets concrets d’acheteurs potentiels qui ont demandé un devis personnalisé ou envoyé une demande de documentation pour un de vos produits et qui souhaitent effectuer un achat.

Vous créez une API dans le but de répondre aux acheteurs via votre CRM. Nous vous conseillons vivement de ne sélectionner que les « Demandes » lors de la création de l’API (tous les acheteurs ont accepté d’être contactés conformément à la législation du RGPD).

Vous créez une API dans le but d’alimenter votre CRM avec toutes les potentielles opportunités de vente (y compris les prospects). Vous pouvez sélectionner « Prospects » et « Demandes » lors de la création de l’API (les deux ont accepté d’être contactés conformément à la législation du RGPD).

Les « Visites » peuvent être incluses dans l’API pour les activités de lead nurturing uniquement si ces visiteurs vous ont donné leur autorisation pour être contactés, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD (prévoyez une case à cocher dans votre premier e-mail afin d’obtenir l’accord de ces visiteurs pour recevoir d’autres communications).

Voici les différents types de leads que vous pouvez importer :

DEMANDES (ces acheteurs ont rempli un formulaire au préalable vous autorisant à utiliser leurs données personnelles, conformément au RGPD)

Type	Bouton de demande sur votre stand	L’acheteur potentiel attend une réponse de votre part
Documentation	Recevoir une documentation	Oui
Devis	Demander un devis personnalisé	Oui
Documentation / Devis	–	Oui
Tarifs et options	Voir les tarifs et options	Oui
Documentation / Tarifs et options		Oui

PROSPECTS (ces acheteurs ont rempli un formulaire au préalable vous autorisant à utiliser leurs données personnelles, conformément au RGPD)

Type	Bouton de demande sur votre stand	L’acheteur potentiel attend une réponse de votre part
Tarifs et options	Voir les tarifs et options	Non