![[Distributeurs] Répondre aux acheteurs via l’interface de négociation](https://resources.virtual-expo.com/wp-content/uploads/sites/4/2021/03/0-featured_Nego-interface-1000x660.jpg)
Ce guide vous explique comment échanger facilement et rapidement avec les acheteurs via les 6 marketplaces de VirtualExpo Group :
Table des matières
- 1. Qu’est-ce que l’interface de négociation et pourquoi l’utiliser ?
- 2. Répondre aux acheteurs
- 3. Envoyer des devis
- 4. Transférer des demandes
- 5. Décliner des demandes
- 6. Voir l’historique des échanges
- 7. Traduire les messages des acheteurs
- 8. FAQ
1. Qu’est-ce que l’interface de négociation et pourquoi l’utiliser ?
L’interface de négociation permet aux vendeurs et aux acheteurs de communiquer facilement, en toute sécurité, et de renforcer la confiance mutuelle pour faciliter les ventes :
- Les acheteurs peuvent consulter leurs devis et confirmer leurs commandes via un compte en ligne sécurisé
- Les vendeurs peuvent recevoir des confirmations de commande et les informations liées à la facturation et la livraison
- VirtualExpo Group sauvegarde vos conversations et vous envoie des rappels utiles
Bien que vous puissiez toujours répondre aux demandes directement via votre propre boîte e-mail, l’interface de négociation vous donne le contrôle sur :
| Avec votre propre boîte e-mail | Avec l’interface de négociation | |
| Voir le numéro de téléphone de l’acheteur |  |  |
| Voir quand l’acheteur a lu votre message | | |
| Envoyer des devis avec option de paiement en ligne | | |
| Voir quand l’acheteur a ouvert votre devis | | |
| Voir l’avis laissé par l’acheteur | | |
| Traduire automatiquement les messages de l’acheteur en français et dans 8 autres langues proposées | | |
| Décliner des demandes tout en préservant votre évaluation | | |
2. Répondre aux acheteurs
a. Via l’interface de négociation
Cliquez sur le bouton « Répondre à l’acheteur » (Reply) situé dans l’email de demande pour ouvrir l’interface de négociation. Vous pourrez ensuite appeler l’acheteur ou lui envoyer un message.
- Pour appeler l’acheteur
Cliquez sur « Afficher le numéro » (Display the number) dans la partie gauche de l’interface et vous pourrez voir le numéro de l’acheteur.
- Pour répondre à l’acheteur => utilisez la messagerie située sur la droite de l’écran.
=> Pour envoyer un document, cliquez sur « Joindre un document ». Dans la fenêtre suivante, cliquez soit sur le bouton « Devis », soit sur « Autre document ».
=> Sélectionnez le fichier correspondant sur votre appareil (PDF 10 MB max). Saisissez ensuite un message personnalisé et cliquez sur « Envoyer ».
=> Une fois envoyée, votre réponse apparaîtra dans l’historique des échanges (lire le paragraphe 6. Voir l’historique des échanges) et vous recevrez une notification par e-mail.
b. Via votre propre boîte e-mail
- Lorsque vous cliquez sur le bouton « Répondre » de votre messagerie, l’adresse e-mail sécurisée de l’acheteur apparaît dans le champ « À » :
- Envoyez votre réponse à l’acheteur, elle sera sauvegardée dans l’historique des échanges.
3. Envoyer des devis
Lorsque vous envoyez des devis via l’interface de négociation, les acheteurs reçoivent une notification particulière leur permettant de consulter votre devis et de valider leur commande en ligne. Pour envoyer un devis :
- Cliquez sur « Joindre un document » et choisissez l’option « Devis ». Sélectionnez le fichier correspondant sur votre appareil.
- Si l’option paiement en ligne est disponible, vous accédez à un formulaire avec des champs spécifiques à remplir. Remplissez les différents champs. (Vous pouvez décocher la case « Je souhaite activer le paiement en ligne » et le formulaire disparaît).
- Cliquez sur « Valider ». Votre devis est désormais ajouté en pièce jointe de votre prochain message, il vous suffit de cliquer sur « Envoyer » pour que l’acheteur le reçoive.
4. Transférer des demandes
Lorsque vous transférez des demandes via l’interface de négociation, la date et l’adresse e-mail du nouveau destinataire chargé de répondre à la demande sont enregistrées dans l’historique des échanges. Par conséquent, pour assurer un suivi optimal, nous vous recommandons d’utiliser l’interface de négociation plutôt que votre propre boîte e-mail.
- Lorsque vous recevez une demande par e-mail, cliquez sur le bouton « Transférer » (Forward) situé dans le message.
- Une fenêtre s’ouvre, elle vous permet de faire suivre la demande :
5. Décliner des demandes
L’interface de négociation vous permet de décliner les demandes que vous ne souhaitez pas traiter tout en préservant votre évaluation. C’est pourquoi il est important de décliner les demandes qui ne vous intéressent pas via l’interface de négociation, plutôt que d’envoyer un e-mail aux presonnes qui vous ont contacté.
- Cliquez sur le bouton « Décliner » (Decline) situé dans le message. Une fenêtre s’ouvre, elle vous permet de décliner la demande :
- Sélectionnez la raison pour laquelle vous souhaitez décliner la demande. Cette raison ne sera pas communiquée à l’acheteur.
- Cliquez sur « Confirmer » (Confirm).
6. Voir l’historique des échanges
Lorsque vous ouvrez une demande dans l’interface de négociation, vous pouvez consulter l’historique des échanges qui est visible à droite du récapitulatif de la demande, sous la partie messagerie. En plus de sauvegarder tous les messages et documents envoyés, l’historique des échanges vous permet aussi de retrouver ces informations clés :
Voir quand l’acheteur a :
- lu votre message
- ouvert un devis ou un autre document
- accepté ou décliné un devis
- laissé un avis
7. Traduire les messages des acheteurs
Vous pouvez traduire en français (et dans 8 autres langues proposées) chaque message rédigé par les acheteurs grâce à l’outil de traduction automatique que nous mettons à votre disposition. Les acheteurs ont aussi accès à ce même outil pour traduire vos messages si besoin est.
AVANT :
APRÈS :
Droits d’accès aux données
Lorsque vous traitez une demande, le fabricant peut voir si vous avez pris contact avec l’acheteur et si une vente a été conclue. Toutefois, pour garantir la confidentialité des échanges, les fabricants ne pourront pas voir la conversation réelle entre vous et l’acheteur.
8. FAQ
a. Pourquoi je ne vois pas l’adresse e-mail de l’acheteur ?
Notre mission est de faire en sorte que les acheteurs obtiennent des réponses rapides et pertinentes. Pour cette raison, les demandes sont envoyées via une adresse e-mail sécurisée. En masquant l’adresse e-mail de l’acheteur, le système d’e-mail sécurisé permet de conserver l’historique des échanges et de garantir une bonne délivrabilité des messages.
b. Pourquoi l’historique de la conversation n’est pas visible dans les e-mails ?
Pour s’assurer que les e-mails soient correctement envoyés, il est nécessaire de limiter leur poids. Par conséquent, l’historique de la conversation dans l’e-mail a été remplacé par un lien vers l’interface de négociation dans laquelle vous retrouverez tout l’historique des échanges. Avantage supplémentaire : vous avez accès à toutes les pièces jointes précédemment envoyées.
c. Pourquoi je dois parfois écrire mon adresse dans le champ « Expéditeur » ?
Pour que l’acheteur puisse vous répondre, nous avons besoin de connaître l’adresse e-mail à partir de laquelle vous lui écrivez. Dans la plupart des cas, ce champ est prérempli. Mais dans les cas suivants, vous devrez l’ajouter manuellement :
- Si vous utilisez l’interface de négociation pour la toute première fois.
- Si vous avez supprimé vos cookies depuis la dernière fois que vous avez utilisé l’interface de négociation.
- Si vous accédez à l’interface de négociation depuis un nouvel ordinateur / smartphone ou tablette.
d. Est-ce que les personnes qui sont en copie d’une demande peuvent répondre à l’acheteur ?
Oui, toute personne en copie d’une demande peut répondre à l’acheteur.
e. Comment puis-je savoir si ma réponse a été envoyée ?
Dès que votre réponse est envoyée, elle apparaît immédiatement dans l’historique des échanges, tout en haut. Vous recevez également une copie de votre message par e-mail. Si votre réponse n’a pas été envoyée, un message d’erreur en rouge apparaît indiquant le problème que vous rencontrez. Voici les erreurs qui peuvent être signalées :
- Vous avez joint un fichier de plus de 10 MB.
- Le champ « Expéditeur » est vide. Dans ce cas, veuillez renseigner votre adresse e-mail.
- Le champ message est vide.
- L’une des adresses e-mail « Expéditeur » ou « Copie » est incorrecte.
Si tous ces éléments sont correctement saisis, vous rencontrez peut-être un problème technique. Contactez votre Chargé(e) de compte ou écrivez à customerservice@virtual-expo.com.
f. Est-ce que je peux utiliser l’interface de négociation sur mon smartphone ou ma tablette ?
Oui. L’interface de négociation s’adapte à tous les écrans.
