La normativa relativa al uso de datos personales puede dividirse en dos materias:
- La recopilación, la conservación y el tratamiento de los datos personales de los usuarios de los servicios.
- La trazabilidad y la identificación de las personas cuando navegan por los sitios web.
Aquí le explicamos por qué los marketplaces de VirtualExpo Group cumplen con los requisitos legales y cómo los vendedores pueden garantizar que los datos transmitidos por VirtualExpo Group sean tratados de conformidad con las disposiciones legales.
Tabla de contenidos
- 1. CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA «ePrivacy» SOBRE LAS COOKIES (RASTREADORES)
- 1.1 NUEVAS DISPOSICIONES DE LA DIRECTIVA «ePrivacy» SOBRE EL USO DE COOKIES
- 1.2 USO DE LAS COOKIES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP
- 1.3 CARACTERÍSTICAS DE LA POP-IN RELATIVA A LAS COOKIES
- 1.4 EFECTOS DE LA POP-IN SOBRE EL VOLUMEN DE DATOS RECOPILADOS Y TRANSMITIDOS POR VIRTUALEXPO GROUP A LOS VENDEDORES
- 1.5 INCREMENTO DEL NÚMERO DE PROSPECTS A TRAVÉS DEL STAND
- 2. CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
- 2.1 MEDIDAS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES POR EL RGPD
- 2.2 TIPO DE DATOS CONCRETOS A LOS QUE SE REFIERE EL RGPD
- 2.3 UBICACIÓN DEL SERVIDOR DE VIRTUALEXPO GROUP Y DATOS ALMACENADOS EN ÉL
- 2.4 CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA EN MATERIA DE RECOPILACIÓN Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP
- 2.5 MODALIDADES DE EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
- 2.6 CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE CONSERVACIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP
- 2.7 CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE ELIMINACIÓN AUTOMÁTICA DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP
- 2.8 MEDIDAS ADOPTADAS POR VIRTUALEXPO GROUP EN CASO DE QUEBRANTAMIENTO DE LOS DERECHOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES
- 3. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS VENDEDORES EN LOS MARKETPLACES DE VIRTUALEXPO GROUP
- 3.1 RÉGIMEN JURÍDICO DE VIRTUALEXPO GROUP
- 3.2 RÉGIMEN JURÍDICO DE LOS VENDEDORES
- 3.3 TRANSFERENCIA DE RESPONSABILIDAD LEGAL RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES VIRTUALEXPO GROUP
- 3.4 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES TRANSMITIDOS A TRAVÉS DEL MARKETPLACE POR PARTE DEL VENDEDOR DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO POR EL RGPD
- VIRTUALEXPO GROUP LE ACOMPAÑA
1. CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA «ePrivacy» SOBRE LAS COOKIES (RASTREADORES)
En marzo de este 2021 empezaron a aplicarse las nuevas medidas de la directiva «ePrivacy» en materia de cookies (rastreadores). Las cookies son pequeños ficheros de texto que se almacenan en los equipos de los usuarios —ordenadores, tabletas, teléfonos inteligentes— cuando visitan un sitio web y que permiten identificarlos cuando vuelven a visitar un determinado sitio web. Las cookies facilitan la navegación del usuario. Las cookies, dependiendo del tipo:
- Reducen la necesidad de volver a cumplimentar determinados formularios necesarios para utilizar las distintas funciones.
- Contribuyen a la visualización de contenidos y publicidad relevantes en función del historial de navegación del usuario.
En los sitios web, las cookies permiten:
- Recopilar datos sobre las visitas y el origen de los usuarios.
- Identificar a los usuarios y utilizar estos datos con fines comerciales/de marketing.
1.1 NUEVAS DISPOSICIONES DE LA DIRECTIVA «ePrivacy» SOBRE EL USO DE COOKIES
Desde marzo de este 2021, la directiva «ePrivacy» impone nuevas medidas sobre el uso de cookies en los sitios web:
- Deberá informarse a los usuarios de un determinado sitio web, desde el momento mismo de su acceso a dicho sitio web, de la activación de las cookies necesarias para:
- El funcionamiento técnico del sitio web y para la navegación.
- La personalización de contenidos —anuncios y contenidos geolocalizados, etc.—.
- La transmisión de información a terceros —redes sociales, motores de búsqueda, etc.—.
- El rendimiento —necesidad de cumplimentación de formularios, velocidad de carga de la página, etc.—.
- El sitio web debe ofrecer a los usuarios la posibilidad de aceptar o rechazar las cookies desde el momento mismo de su acceso a dicho sitio web —la opción de rechazar deberá ser tan accesible como la de aceptar—.
- El sitio web deberá solicitar a los usuarios que confirmen sus preferencias cada 6 meses.
- Los usuarios deben poder revisar sus preferencias en cualquier momento.
- Los usuarios deben poder navegar por el sitio aunque rechacen las cookies.
1.2 USO DE LAS COOKIES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP
VirtualExpo Group cumple estrictamente con las nuevas disposiciones de la directiva «ePrivacy». Cuando un usuario accede a uno de nuestros marketplaces, mostramos una pop-in que contiene:
- Una breve explicación de las cookies de VirtualExpo Group.
- Botones de opción «Aceptar y cerrar» o «Rechazar y cerrar».
- Un botón «Más información» que redirige hasta una sección con todos los detalles de cada cookie y la posibilidad de aceptar o rechazar cada tipo por separado.
El usuario accede a uno de nuestros marketplaces:

El usuario hace clic en «Más información» para poder aceptar o rechazar los diferentes elementos de la lista:

El usuario hace clic en «Más información» y continuación en «Ver terceros» para poder aceptar o rechazar los diferentes elementos de la lista:

1.3 CARACTERÍSTICAS DE LA POP-IN RELATIVA A LAS COOKIES
- En el momento en que el usuario acepta o rechaza las cookies, se registran sus preferencias, y deberá recogerse de nuevo su consentimiento pasados seis meses y también en caso de:
- Adición de una nueva cookie al sitio web.
- Cambio de dispositivo por parte del usuario para acceder al marketplace.
- Habida cuenta del derecho del usuario a revisar sus preferencias en cualquier momento, podrá acceder a la pop-in haciendo clic en el enlace correspondiente en el pie de página de cualquier página del sitio web.
- En caso de rechazo, se detiene inmediatamente el reconocimiento del usuario, aunque se conservarán los datos recopilados con anterioridad.
- Si el usuario cierra la pop-in, se considerará que rechaza temporalmente las cookies que no sean necesarias para la navegación —la pop-in volverá a aparecer en cada visita hasta que el usuario confirme sus preferencias de cookies—.
1.4 EFECTOS DE LA POP-IN SOBRE EL VOLUMEN DE DATOS RECOPILADOS Y TRANSMITIDOS POR VIRTUALEXPO GROUP A LOS VENDEDORES
Las pop-ins relativas a las cookies son ya comunes en Internet, visibles en todos los sitios web, incluidos los de los marketplaces —y los de sus vendedores—. Estas pop-ins, a pesar de su notable presencia, no tienen ningún impacto en el número de visitantes que acceden a los sitios web. Se refieren únicamente a la posibilidad de identificar y reconocer a los visitantes cuando acceden al sitio web. En este sentido:
- Número de visitantes y número de solicitudes: bajo impacto o ningún impacto.
- Número de prospects* y número de visualizaciones de anuncios: impacto relativo.
*Se trata principalmente de usuarios identificados antes de que accedan a los stands de los vendedores. Los vendedores deben recabar el consentimiento de estos contactos antes de poder procesar sus datos.
Observamos una tasa media de rechazo de las cookies de entre el 10 % y el 35 % a través de la pop-in.
1.5 INCREMENTO DEL NÚMERO DE PROSPECTS A TRAVÉS DEL STAND
Para compensar una posible disminución del número de «Prospects Stand» debido a la presencia de la pop-in relativa a las cookies, VirtualExpo Group aconseja a los vendedores que carguen su documentación tarifaria a su stand —de forma totalmente gratuita—. Al cargar la documentación tarifaria, se activará el botón «Ver tarifas y complementos». Haciendo clic en él, se mostrará un formulario a través del cual el usuario podrá transmitir sus datos personales al vendedor para poder consultar su documentación tarifaria en el stand. Para más información, no dude en consultar esta guía.
Si le surge cualquier duda relacionada con la protección de datos de carácter personal en los marketplaces de VirtualExpo Group, no dude en escribir un correo electrónico a dpo@virtual-expo.com.
2. CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
2.1 MEDIDAS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES POR EL RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la manera en que se tratan los datos personales dentro de la Unión Europea. Desde su entrada en vigor en mayo del 2018, refuerza el control que los ciudadanos europeos pueden ejercer sobre el uso de sus datos personales, sobre todo en lo que se refiere al consentimiento, a la transparencia y a su supresión.
Asimismo, el RGPD exige que los sitios web informen a sus visitantes, antes de poder recopilar y transmitir sus datos personales:
- Del posible uso de sus datos personales.
- De las modalidades de ejercicio del derecho de supresión o rectificación de sus datos.
También exige que los datos personales se almacenen de forma segura y fija los periodos de tiempo durante los que se conservarán.
2.2 TIPO DE DATOS CONCRETOS A LOS QUE SE REFIERE EL RGPD
Están sujetos al RGPD:
- Los datos nominativos que permitan identificar a una persona particular.
- Ejemplo: nombre.apellidos@guzzini.com, un número de teléfono móvil o la dirección de un domicilio particular.
No están sujetos al RGPD:
- Los datos no nominativos que no permitan identificar a una persona particular.
- Ejemplo: info@guzzini.com, el número de una centralita o la dirección de una empresa.
2.3 UBICACIÓN DEL SERVIDOR DE VIRTUALEXPO GROUP Y DATOS ALMACENADOS EN ÉL
Los seis marketplaces de VirtualExpo Group permiten que compradores y vendedores interactúen a través de formularios y de un sistema de mensajería seguro. Los datos recopilados se almacenan en nuestro servidor situado en Francia, en un edificio controlado por un operador de seguridad (ISO 27001). En este servidor se encuentran:
- Los datos de contacto del personal a cargo de los vendedores que gestione los stands y los de los miembros de sus equipos de ventas presentes en nuestros marketplaces.
- Los datos personales de los compradores potenciales que hayan cumplimentado un formulario para enviar una solicitud, para consultar información y para figurar en nuestras listas de distribución.
- El historial de mensajes enviados a través de la interfaz de negociación por los vendedores y los compradores potenciales, incluidos los archivos adjuntos y los presupuestos.
Dado que estos datos se almacenan en Europa, su uso debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), independientemente de la ubicación geográfica de los interesados.
Ejemplo:
Si un cliente potencial japonés que se encuentra en Tokio consulta el producto de un vendedor chino con domicilio en Beijing, el RGPD deberá aplicarse en lo que se refiere al procesamiento de los datos de dicho cliente potencial japonés por parte del vendedor chino, ya que los datos de los usuarios están almacenados en Europa en su totalidad.
2.4 CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA EN MATERIA DE RECOPILACIÓN Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP
i) Formularios en los stands de los vendedores
Cuando un visitante del stand de un vendedor haga clic en alguno de los botones para contactar con él, visualizará un mensaje de información, en virtud del cual:
- Se le informa de que sus datos se transmitirán a un miembro de los equipos de venta a cargo del vendedor en cuestión, que posteriormente podrá volver a ponerse en contacto con él en relación con su solicitud.
- Se le informa de la existencia de la Política de Confidencialidad, en la que se explican las modalidades de ejercicio del derecho de rectificación o supresión de sus datos personales.
«VirtualExpo Group protege su privacidad: cuando realice una solicitud de presupuesto, de documentación o de tarifas y complementos, cuando envíe una pregunta o cuando consulte las tarifas y complementos o los datos de un Vendedor, sus Datos Personales se transmitirán al Vendedor o, llegado el caso, a uno de sus responsables de zona o de sus distribuidores, que podrán responderle directamente. Consulte nuestra Política de Confidencialidad para conocer al detalle las modalidades y la finalidad del tratamiento de sus datos, así como sus derechos respecto de estos. Si continúa navegando por nuestro sitio web, entenderemos que acepta nuestras Condiciones Generales de Uso.«
ii) Newsletter de productos, newsletter de la e-magazine o correos electrónicos informativos de terceros
Cuando un visitante facilite su dirección de correo electrónico para suscribirse a alguna de nuestras newsletters o para recibir los correos electrónicos informativos de terceros, visualizará el siguiente mensaje:
Al hacer clic en «SUSCRIBIRSE», confirma que conoce las modalidades de tratamiento de sus datos personales y sus derechos respecto de dichos datos y que acepta nuestras Condiciones Generales de Uso y nuestra Política de Confidencialidad. Utilizaremos su dirección de correo electrónico exclusivamente para el envío de las newsletters y de información de terceros que pudiera ser de su interés. De conformidad con la normativa vigente, dispone de un derecho de acceso, de rectificación y de oposición. Consulte nuestra Política de Confidencialidad para conocer cómo ejercer estos derechos.
iii) La Política de Confidencialidad
Los visitantes podrán consultar nuestra Política de Confidencialidad en todo momento para conocer la finalidad del uso de sus datos personales, así como sus derechos de supresión y de rectificación de dichos datos. Se puede acceder a la Política de Confidencialidad a través del enlace situado al pie de las páginas de los marketplaces.
iv) Las Condiciones Generales de Venta
La aceptación de nuestras Condiciones Generales de Venta (CGV) será obligatoria a la hora de suscribir los servicios de la oferta de VIRTUALEXPO. En el artículo 9.1 de las CGV se informa al vendedor de que, con esta aceptación, reconoce haber venido en conocimiento de nuestra Política de Confidencialidad, relativa a la protección de datos personales.
2.5 MODALIDADES DE EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
Los visitantes y vendedores podrán solicitar la supresión de sus datos personales enviando un correo a nuestro domicilio social, situado en el 17 avenue André Roussin, 13016 Marsella (al que habrá que adjuntar una copia de un documento de identidad de la persona cuyo perfil sea objeto de la solicitud de supresión). El visitante también podrá realizar su solicitud enviando un correo electrónico a dpo@virtual-expo.com. Para que su solicitud pueda tomarse en cuenta, el correo electrónico deberá enviarse desde la dirección de correo electrónico vinculada al perfil del visitante en el marketplace.
Una vez recibida la solicitud, se suprimirán los datos del interesado de:
- La base de datos de las newsletters y de las listas de difusión de VirtualExpo Group.
- El archivo de solicitudes del vendedor, incluido el historial de conversaciones.
Si la solicitud proviene del visitante, de:
- El archivo de prospects de los vendedores cuyo stand haya sido visitado por el visitante mientras se depositaba una cookie en su dispositivo.
- La cuenta en línea «Myspace» del visitante.
Si la solicitud proviene del vendedor, de:
- La herramienta CRM interna de VirtualExpo Group.
- La(s) red(es) de ventas en la(s) que aparecía el vendedor en los marketplaces.
- La(s) red(es) de ventas en la(s) que aparecía el vendedor en los back offices.
El interesado recibirá un correo electrónico de confirmación de la supresión de sus datos en un plazo de 30 días.
2.6 CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE CONSERVACIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP
Los datos personales recopilados a través de los marketplaces de VirtualExpo Group se conservan a través de un prestador de servicios de alojamiento de datos con certificación ISO 27001 en un edificio seguro dotado de controles de acceso. Únicamente tienen acceso a estos datos y hardware los empleados autorizados, y solo previa autentificación.
2.7 CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE ELIMINACIÓN AUTOMÁTICA DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP
El RGPD permite conservar los datos personales con fines de marketing y comunicación —por ejemplo, para el envío de una newsletter— siempre y cuando los interesados no retiren su consentimiento y sigan utilizando los servicios. Si los interesados no utilizan los servicios durante un periodo de dos años, sus datos se eliminarán automáticamente.
Se eliminarán los perfiles de:
- Los visitantes que, como mínimo, no hayan abierto alguno de los correos electrónicos de VirtualExpo Group Y no hayan visitado alguno de nuestros marketplaces durante un periodo de 2 años.
- Las personas que trabajen para un vendedor que no haya tenido actividad comercial en nuestros marketplaces durante un periodo de 2 años.
Estas operaciones de eliminación de datos figuran explícitamente en nuestro Política de Confidencialidad, (título I, sección B) «Conservación y eliminación».
2.8 MEDIDAS ADOPTADAS POR VIRTUALEXPO GROUP EN CASO DE QUEBRANTAMIENTO DE LOS DERECHOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES
En 20 años de existencia, gracias a una mejora continua de las medidas de protección de los datos personales, VirtualExpo Group no ha constatado nunca una brecha de seguridad con respecto a la información almacenada en su servidor. Nuestra unidad de seguridad (security@virtual-expo.com) sensibiliza a nuestro personal sobre las mejores prácticas en materia de seguridad y difunde regularmente información sobre los nuevos riesgos. En caso de brecha de seguridad, se pondrá en marcha el siguiente protocolo de ciberseguridad:
- Nuestra unidad de seguridad identificará el peligro.
- Se informará de ello lo antes posible a las personas y/u organizaciones potencialmente afectadas.
- Como medida de precaución, VirtualExpo Group podría cambiar las contraseñas de las cuentas de las personas que pudieran ser víctimas de un ciberataque.
3. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS VENDEDORES EN LOS MARKETPLACES DE VIRTUALEXPO GROUP
Para entender las obligaciones legales de los vendedores en lo que se refiere al tratamiento de los datos personales transmitidos por VirtualExpo Group, es necesario entender el régimen jurídico de VirtualExpo Group y de los vendedores de los marketplaces respecto del RGPD.
El RGPD reconoce dos regímenes para determinar las obligaciones de los actores del tratamiento de los datos personales: «Responsable del tratamiento» y «Encargado del tratamiento».
Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento de datos personales. En ocasiones, el responsable del tratamiento delega el tratamiento de los datos personales a una tercera empresa: el encargado del tratamiento.
Encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de datos. Sólo actúa bajo las instrucciones del responsable del tratamiento. No es el propietario de los datos personales, ni tampoco quien determina los fines del tratamiento de datos personales. Una de las actividades típicas de los encargados del tratamiento es ofrecer soluciones informáticas, incluido el cloud storage —almacenamiento en línea en la nube—, o servicios de envío de campañas de e-mailing publicitarias. Debe dejarse constancia de las obligaciones del encargado del tratamiento con respecto al responsable del tratamiento mediante contrato o acto jurídico documentado.
3.1 RÉGIMEN JURÍDICO DE VIRTUALEXPO GROUP
El régimen jurídico de VirtualExpo Group es el de responsable del tratamiento, ya que determina los fines y medios del tratamiento de datos personales que se transmiten a los vendedores.
Los datos personales de los visitantes transmitidos a los vendedores son recopilados por VirtualExpo Group a través de formularios en línea. El visitante accede a estos formularios haciendo clic en el botón correspondiente en función de sus necesidades. Los botones y formularios han sido definidos por VirtualExpo Group y son idénticos para todos los vendedores de nuestros marketplaces:
- Solicitar presupuesto personalizado
- Solicitar tarifas de precios y complementos
- Ver tarifas y complementos
- Recibir documentación
- Información
- Ver los datos de contacto
En cada formulario, VirtualExpo Group informa al visitante de que sus datos personales se transmitirán a un miembro interno o externo de los equipos de ventas del vendedor, que podrá ponerse en contacto con él en el marco de su solicitud y de acuerdo con la Política de Confidencialidad de VirtualExpo Group.
3.2 RÉGIMEN JURÍDICO DE LOS VENDEDORES
Los vendedores de los marketplaces de VirtualExpo Group se considerarán responsables del tratamiento no conjuntos, en el marco del tratamiento sucesivo, respecto de VirtualExpo Group:
- Responsables del tratamiento sucesivo:
Los datos personales recopilados a través de los marketplaces por VirtualExpo Group se transmiten a los vendedores, que podrán copiarlos a continuación en su propio servidor y utilizarlos para sus propios fines —con consentimiento—.
- Responsables del tratamiento no conjuntos:
Los vendedores y VirtualExpo Group son independientes. Los vendedores no determinan los fines de la recopilación y el uso de los datos personales en los marketplaces de VirtualExpo Group. Del mismo modo, VirtualExpo Group no determina los fines del uso de los datos personales transferidos al servidor del vendedor.
3.3 TRANSFERENCIA DE RESPONSABILIDAD LEGAL RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES VIRTUALEXPO GROUP
Habida cuenta de su carácter independiente respecto de los vendedores, VirtualExpo Group no actúa legalmente como encargado del tratamiento en nombre de dichos vendedores. Por tanto, el vendedor no puede transferir la responsabilidad legal del tratamiento de los datos personales a VirtualExpo Group solicitándole que firme un mandato en calidad de encargado del tratamiento. Esto se explica en el párrafo 9.2 de las Condiciones Generales de Venta y en la sección B) de la la Política de Confidencialidad, que el vendedor acepta al contratar servicios con VirtualExpo Group.
3.4 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES TRANSMITIDOS A TRAVÉS DEL MARKETPLACE POR PARTE DEL VENDEDOR DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO POR EL RGPD
El RGPD obliga a los responsables del tratamiento sucesivo a recabar el consentimiento de los visitantes de nuestros marketplaces sobre el uso de sus datos personales. En el caso de las solicitudes y de los prospects «Tarifas y complementos», es VirtualExpo Group quien recaba el consentimiento, y el vendedor y su red de ventas no necesitan recabarlo de nuevo.
En el caso de los prospects «Stand», VirtualExpo Group no recaba el consentimiento. Informamos a los visitantes a través de la Política de Confidencialidad de que sus datos personales se transmitirán a los vendedores cuyo stand han visitado simplemente. Es el vendedor quien debe recabar a continuación el consentimiento de estos visitantes en su primera comunicación dirigida a ellos. Estos son los tres tipos de contactos comerciales y los derechos y obligaciones de los vendedores con respecto al procesamiento de los datos de estos contactos:
A. PROSPECTS «STAND»
Acción llevada a cabo por el prospect
El comprador potencial visita el stand del vendedor. Mediante la aceptación previa de una cookie, el perfil personal del comprador puede ser identificado y transmitido al vendedor a través de su página de resultados segura.
Obligaciones del vendedor respecto de la utilización de los datos personales de los prospects «Stand»
De conformodidad con lo dispuesto por los artículos 13, 14, 21 y 22 del RGPD, el vendedor sólo puede enviar comunicaciones al prospect «Stand» después de obtener su consentimiento. Para obtener dicho consentimiento, el vendedor debe enviar un correo electrónico en el que se especifique la fuente a través de la cual obtuvo los datos de contacto del prospect —el marketplace de VirtualExpo Group—, así como la finalidad y la frecuencia de las futuras comunicaciones. Asimismo, este correo electrónico debe contener:
- Para compradores profesionales (VirtualExpo ha proporcionado el nombre de una empresa): un enlace que permita al prospect darse de baja de futuras comunicaciones. Si el prospect «Stand» no clica en este enlace, el vendedor puede enviar las comunicaciones propuestas («Opt-out»).
- Para particulares (VirtualExpo no ha proporcionado ningún nombre de empresa): un botón a través del cual el prospect pueda dar su consentimiento para recibir comunicaciones propuestas por el vendedor. El vendedor puede enviar las comunicaciones propuestas solo si el prospect clica en el botón («Opt-in»).
En ambos casos, el vendedor deberá garantizar que las futuras comunicaciones respeten la finalidad y la frecuencia acordadas y que contengan un enlace para darse de baja en cualquier momento.
B. PROSPECTS «VER TARIFAS Y COMPLEMENTOS» Y «VISUALIZAR LOS DATOS DE CONTACTO»:
Acción llevada a cabo por el prospect
Tras visitar el stand del vendedor, el comprador potencial hace clic en el botón «Ver tarifas y complementos» o «Visualizar los datos de contacto» e introduce sus datos —apellidos, nombre, dirección de correo electrónico— en un formulario para acceder a la información buscada. Al cumplimentar el formulario, se informa al comprador potencial de que acepta que el vendedor o un miembro de su red de ventas pueda ponerse en contacto con él utilizando sus datos personales sin necesidad de recabar su consentimiento previamente.
Derechos del vendedor respecto de la utilización de los datos personales de los prospects «Ver tarifas y complementos» y «Visualizar los datos de contacto»
Al hacer clic en un botón del stand para obtener información específica, el comprador potencial acepta que un miembro de los equipos de ventas del vendedor se ponga en contacto con él. El vendedor podrá hacerlo en los días siguientes a esta acción en su stand.
C. SOLICITUDES DE «PRESUPUESTO PERSONALIZADO», «TARIFAS Y COMPLEMENTOS», «INFORMACIÓN»
Acción llevada a cabo por el comprador del que emana la solicitud
Tras visitar el stand del vendedor, el comprador potencial hace clic en el botón de «Presupuesto personalizado», «Tarifas y complementos», «Documentación» o «Información» e introduce sus datos —apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono— en un formulario para enviar una solicitud al vendedor. Por tanto, el comprador potencial ha dado su consentimiento para que el vendedor —empresa matriz, responsables distribuidor de zona, distribuidores y agentes vinculados a la marca vendida— pueda ponerse en contacto con él utilizando sus datos personales.
Derechos del vendedor para el uso de los datos personales vinculados a las solicitudes
Los compradores que envían una solicitud esperan recibir una respuesta lo antes posible. Se aconseja a los vendedores que respondan directamente a la solicitud por teléfono o por correo electrónico.
VIRTUALEXPO GROUP LE ACOMPAÑA
Para que los vendedores puedan tener presente en todo momento sus derechos y obligaciones en relación con el tratamiento de los datos personales de los visitantes, VirtualExpo Group ofrece un resumen en la página «Mis resultados» del back office. Además, para evitar un mal uso involuntario de los datos personales, VirtualExpo Group exige a los vendedores que marquen una casilla a través de la cual reconocen sus obligaciones de conformidad con el RGPD para acceder a estos datos.

Si le surge cualquier duda relacionada con la protección de datos de carácter personal en los marketplaces de VirtualExpo Group, no dude en escribir un correo electrónico a dpo@virtual-expo.com.