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Cumplimiento de la legislación europea en materia de recopilación y trazabilidad de datos personales por parte de VirtualExpo Group

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Cumplimiento de la legislación europea en materia de recopilación y trazabilidad de datos personales por parte de VirtualExpo Group

La normativa relativa al uso de datos personales puede dividirse en dos materias:

Aquí le explicamos por qué los marketplaces de VirtualExpo Group cumplen con los requisitos legales y cómo los vendedores pueden garantizar que los datos transmitidos por VirtualExpo Group sean tratados de conformidad con las disposiciones legales.

Tabla de contenidos


1. CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA «ePrivacy» SOBRE LAS COOKIES (RASTREADORES)

En marzo de este 2021 empezaron a aplicarse las nuevas medidas de la directiva «ePrivacy» en materia de cookies (rastreadores). Las cookies son pequeños ficheros de texto que se almacenan en los equipos de los usuarios —ordenadores, tabletas, teléfonos inteligentes— cuando visitan un sitio web y que permiten identificarlos cuando vuelven a visitar un determinado sitio web. Las cookies facilitan la navegación del usuario. Las cookies, dependiendo del tipo:

En los sitios web, las cookies permiten:

1.1 NUEVAS DISPOSICIONES DE LA DIRECTIVA «ePrivacy» SOBRE EL USO DE COOKIES

Desde marzo de este 2021, la directiva «ePrivacy» impone nuevas medidas sobre el uso de cookies en los sitios web:

1.2 USO DE LAS COOKIES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP

VirtualExpo Group cumple estrictamente con las nuevas disposiciones de la directiva «ePrivacy». Cuando un usuario accede a uno de nuestros marketplaces, mostramos una pop-in que contiene:

El usuario accede a uno de nuestros marketplaces:

El usuario hace clic en «Más información» para poder aceptar o rechazar los diferentes elementos de la lista:

El usuario hace clic en «Más información» y continuación en «Ver terceros» para poder aceptar o rechazar los diferentes elementos de la lista:

1.3 CARACTERÍSTICAS DE LA POP-IN RELATIVA A LAS COOKIES

1.4 EFECTOS DE LA POP-IN SOBRE EL VOLUMEN DE DATOS RECOPILADOS Y TRANSMITIDOS POR VIRTUALEXPO GROUP A LOS VENDEDORES

Las pop-ins relativas a las cookies son ya comunes en Internet, visibles en todos los sitios web, incluidos los de los marketplaces —y los de sus vendedores—. Estas pop-ins, a pesar de su notable presencia, no tienen ningún impacto en el número de visitantes que acceden a los sitios web. Se refieren únicamente a la posibilidad de identificar y reconocer a los visitantes cuando acceden al sitio web. En este sentido:

*Se trata principalmente de usuarios identificados antes de que accedan a los stands de los vendedores. Los vendedores deben recabar el consentimiento de estos contactos antes de poder procesar sus datos.

Observamos una tasa media de rechazo de las cookies de entre el 10 % y el 35 % a través de la pop-in.

1.5 INCREMENTO DEL NÚMERO DE PROSPECTS A TRAVÉS DEL STAND

Para compensar una posible disminución del número de «Prospects Stand» debido a la presencia de la pop-in relativa a las cookies, VirtualExpo Group aconseja a los vendedores que carguen su documentación tarifaria a su stand —de forma totalmente gratuita—. Al cargar la documentación tarifaria, se activará el botón «Ver tarifas y complementos». Haciendo clic en él, se mostrará un formulario a través del cual el usuario podrá transmitir sus datos personales al vendedor para poder consultar su documentación tarifaria en el stand. Para más información, no dude en consultar esta guía.

Si le surge cualquier duda relacionada con la protección de datos de carácter personal en los marketplaces de VirtualExpo Group, no dude en escribir un correo electrónico a dpo@virtual-expo.com.


2. CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

2.1 MEDIDAS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES POR EL RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la manera en que se tratan los datos personales dentro de la Unión Europea. Desde su entrada en vigor en mayo del 2018, refuerza el control que los ciudadanos europeos pueden ejercer sobre el uso de sus datos personales, sobre todo en lo que se refiere al consentimiento, a la transparencia y a su supresión.

Asimismo, el RGPD exige que los sitios web informen a sus visitantes, antes de poder recopilar y transmitir sus datos personales:

También exige que los datos personales se almacenen de forma segura y fija los periodos de tiempo durante los que se conservarán.

2.2 TIPO DE DATOS CONCRETOS A LOS QUE SE REFIERE EL RGPD

Están sujetos al RGPD:

No están sujetos al RGPD:

2.3 UBICACIÓN DEL SERVIDOR DE VIRTUALEXPO GROUP Y DATOS ALMACENADOS EN ÉL

Los seis marketplaces de VirtualExpo Group permiten que compradores y vendedores interactúen a través de formularios y de un sistema de mensajería seguro. Los datos recopilados se almacenan en nuestro servidor situado en Francia, en un edificio controlado por un operador de seguridad (ISO 27001). En este servidor se encuentran:

Dado que estos datos se almacenan en Europa, su uso debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), independientemente de la ubicación geográfica de los interesados.

Ejemplo:

Si un cliente potencial japonés que se encuentra en Tokio consulta el producto de un vendedor chino con domicilio en Beijing, el RGPD deberá aplicarse en lo que se refiere al procesamiento de los datos de dicho cliente potencial japonés por parte del vendedor chino, ya que los datos de los usuarios están almacenados en Europa en su totalidad.

2.4 CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA EN MATERIA DE RECOPILACIÓN Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP

i) Formularios en los stands de los vendedores

Cuando un visitante del stand de un vendedor haga clic en alguno de los botones para contactar con él, visualizará un mensaje de información, en virtud del cual:

«VirtualExpo Group protege su privacidad: cuando realice una solicitud de presupuesto, de documentación o de tarifas y complementos, cuando envíe una pregunta o cuando consulte las tarifas y complementos o los datos de un Vendedor, sus Datos Personales se transmitirán al Vendedor o, llegado el caso, a uno de sus responsables de zona o de sus distribuidores, que podrán responderle directamente. Consulte nuestra Política de Confidencialidad para conocer al detalle las modalidades y la finalidad del tratamiento de sus datos, así como sus derechos respecto de estos. Si continúa navegando por nuestro sitio web, entenderemos que acepta nuestras Condiciones Generales de Uso.«

ii) Newsletter de productos, newsletter de la e-magazine o correos electrónicos informativos de terceros

Cuando un visitante facilite su dirección de correo electrónico para suscribirse a alguna de nuestras newsletters o para recibir los correos electrónicos informativos de terceros, visualizará el siguiente mensaje:

Al hacer clic en «SUSCRIBIRSE», confirma que conoce las modalidades de tratamiento de sus datos personales y sus derechos respecto de dichos datos y que acepta nuestras Condiciones Generales de Uso y nuestra Política de Confidencialidad. Utilizaremos su dirección de correo electrónico exclusivamente para el envío de las newsletters y de información de terceros que pudiera ser de su interés. De conformidad con la normativa vigente, dispone de un derecho de acceso, de rectificación y de oposición. Consulte nuestra Política de Confidencialidad para conocer cómo ejercer estos derechos.

iii) La Política de Confidencialidad

Los visitantes podrán consultar nuestra Política de Confidencialidad en todo momento para conocer la finalidad del uso de sus datos personales, así como sus derechos de supresión y de rectificación de dichos datos. Se puede acceder a la Política de Confidencialidad a través del enlace situado al pie de las páginas de los marketplaces.

iv) Las Condiciones Generales de Venta

La aceptación de nuestras Condiciones Generales de Venta (CGV) será obligatoria a la hora de suscribir los servicios de la oferta de VIRTUALEXPO. En el artículo 9.1 de las CGV se informa al vendedor de que, con esta aceptación, reconoce haber venido en conocimiento de nuestra Política de Confidencialidad, relativa a la protección de datos personales.

2.5 MODALIDADES DE EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

Los visitantes y vendedores podrán solicitar la supresión de sus datos personales enviando un correo a nuestro domicilio social, situado en el 17 avenue André Roussin, 13016 Marsella (al que habrá que adjuntar una copia de un documento de identidad de la persona cuyo perfil sea objeto de la solicitud de supresión). El visitante también podrá realizar su solicitud enviando un correo electrónico a dpo@virtual-expo.com. Para que su solicitud pueda tomarse en cuenta, el correo electrónico deberá enviarse desde la dirección de correo electrónico vinculada al perfil del visitante en el marketplace.

Una vez recibida la solicitud, se suprimirán los datos del interesado de:

Si la solicitud proviene del visitante, de:

Si la solicitud proviene del vendedor, de:

El interesado recibirá un correo electrónico de confirmación de la supresión de sus datos en un plazo de 30 días.

2.6 CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE CONSERVACIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP

Los datos personales recopilados a través de los marketplaces de VirtualExpo Group se conservan a través de un prestador de servicios de alojamiento de datos con certificación ISO 27001 en un edificio seguro dotado de controles de acceso. Únicamente tienen acceso a estos datos y hardware los empleados autorizados, y solo previa autentificación.

2.7 CUMPLIMIENTO DEL RGPD EN MATERIA DE ELIMINACIÓN AUTOMÁTICA DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIRTUALEXPO GROUP

El RGPD permite conservar los datos personales con fines de marketing y comunicación —por ejemplo, para el envío de una newsletter— siempre y cuando los interesados no retiren su consentimiento y sigan utilizando los servicios. Si los interesados no utilizan los servicios durante un periodo de dos años, sus datos se eliminarán automáticamente.

Se eliminarán los perfiles de:

Estas operaciones de eliminación de datos figuran explícitamente en nuestro Política de Confidencialidad, (título I, sección B) «Conservación y eliminación».

2.8 MEDIDAS ADOPTADAS POR VIRTUALEXPO GROUP EN CASO DE QUEBRANTAMIENTO DE LOS DERECHOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES

En 20 años de existencia, gracias a una mejora continua de las medidas de protección de los datos personales, VirtualExpo Group no ha constatado nunca una brecha de seguridad con respecto a la información almacenada en su servidor. Nuestra unidad de seguridad (security@virtual-expo.com) sensibiliza a nuestro personal sobre las mejores prácticas en materia de seguridad y difunde regularmente información sobre los nuevos riesgos. En caso de brecha de seguridad, se pondrá en marcha el siguiente protocolo de ciberseguridad:


3. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS VENDEDORES EN LOS MARKETPLACES DE VIRTUALEXPO GROUP

Para entender las obligaciones legales de los vendedores en lo que se refiere al tratamiento de los datos personales transmitidos por VirtualExpo Group, es necesario entender el régimen jurídico de VirtualExpo Group y de los vendedores de los marketplaces respecto del RGPD.

El RGPD reconoce dos regímenes para determinar las obligaciones de los actores del tratamiento de los datos personales: «Responsable del tratamiento» y «Encargado del tratamiento».

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento de datos personales. En ocasiones, el responsable del tratamiento delega el tratamiento de los datos personales a una tercera empresa: el encargado del tratamiento.

Encargado del tratamiento

El encargado del tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de datos. Sólo actúa bajo las instrucciones del responsable del tratamiento. No es el propietario de los datos personales, ni tampoco quien determina los fines del tratamiento de datos personales. Una de las actividades típicas de los encargados del tratamiento es ofrecer soluciones informáticas, incluido el cloud storage —almacenamiento en línea en la nube—, o servicios de envío de campañas de e-mailing publicitarias. Debe dejarse constancia de las obligaciones del encargado del tratamiento con respecto al responsable del tratamiento mediante contrato o acto jurídico documentado.

3.1 RÉGIMEN JURÍDICO DE VIRTUALEXPO GROUP

El régimen jurídico de VirtualExpo Group es el de responsable del tratamiento, ya que determina los fines y medios del tratamiento de datos personales que se transmiten a los vendedores.

Los datos personales de los visitantes transmitidos a los vendedores son recopilados por VirtualExpo Group a través de formularios en línea. El visitante accede a estos formularios haciendo clic en el botón correspondiente en función de sus necesidades. Los botones y formularios han sido definidos por VirtualExpo Group y son idénticos para todos los vendedores de nuestros marketplaces:

En cada formulario, VirtualExpo Group informa al visitante de que sus datos personales se transmitirán a un miembro interno o externo de los equipos de ventas del vendedor, que podrá ponerse en contacto con él en el marco de su solicitud y de acuerdo con la Política de Confidencialidad de VirtualExpo Group.

3.2 RÉGIMEN JURÍDICO DE LOS VENDEDORES

Los vendedores de los marketplaces de VirtualExpo Group se considerarán responsables del tratamiento no conjuntos, en el marco del tratamiento sucesivo, respecto de VirtualExpo Group:

Los datos personales recopilados a través de los marketplaces por VirtualExpo Group se transmiten a los vendedores, que podrán copiarlos a continuación en su propio servidor y utilizarlos para sus propios fines —con consentimiento—.

Los vendedores y VirtualExpo Group son independientes. Los vendedores no determinan los fines de la recopilación y el uso de los datos personales en los marketplaces de VirtualExpo Group. Del mismo modo, VirtualExpo Group no determina los fines del uso de los datos personales transferidos al servidor del vendedor.

Habida cuenta de su carácter independiente respecto de los vendedores, VirtualExpo Group no actúa legalmente como encargado del tratamiento en nombre de dichos vendedores. Por tanto, el vendedor no puede transferir la responsabilidad legal del tratamiento de los datos personales a VirtualExpo Group solicitándole que firme un mandato en calidad de encargado del tratamiento. Esto se explica en el párrafo 9.2 de las Condiciones Generales de Venta y en la sección B) de la la Política de Confidencialidad, que el vendedor acepta al contratar servicios con VirtualExpo Group.

3.4 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES TRANSMITIDOS A TRAVÉS DEL MARKETPLACE POR PARTE DEL VENDEDOR DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO POR EL RGPD

El RGPD obliga a los responsables del tratamiento sucesivo a recabar el consentimiento de los visitantes de nuestros marketplaces sobre el uso de sus datos personales. En el caso de las solicitudes y de los prospects «Tarifas y complementos», es VirtualExpo Group quien recaba el consentimiento, y el vendedor y su red de ventas no necesitan recabarlo de nuevo.

En el caso de los prospects «Stand», VirtualExpo Group no recaba el consentimiento. Informamos a los visitantes a través de la Política de Confidencialidad de que sus datos personales se transmitirán a los vendedores cuyo stand han visitado simplemente. Es el vendedor quien debe recabar a continuación el consentimiento de estos visitantes en su primera comunicación dirigida a ellos. Estos son los tres tipos de contactos comerciales y los derechos y obligaciones de los vendedores con respecto al procesamiento de los datos de estos contactos:

A. PROSPECTS «STAND»

Acción llevada a cabo por el prospect
El comprador potencial visita el stand del vendedor. Mediante la aceptación previa de una cookie, el perfil personal del comprador puede ser identificado y transmitido al vendedor a través de su página de resultados segura.

Obligaciones del vendedor respecto de la utilización de los datos personales de los prospects «Stand»
De conformodidad con lo dispuesto por los artículos 13, 14, 21 y 22 del RGPD, el vendedor sólo puede enviar comunicaciones al prospect «Stand» después de obtener su consentimiento. Para obtener dicho consentimiento, el vendedor debe enviar un correo electrónico en el que se especifique la fuente a través de la cual obtuvo los datos de contacto del prospect —el marketplace de VirtualExpo Group—, así como la finalidad y la frecuencia de las futuras comunicaciones. Asimismo, este correo electrónico debe contener:

En ambos casos, el vendedor deberá garantizar que las futuras comunicaciones respeten la finalidad y la frecuencia acordadas y que contengan un enlace para darse de baja en cualquier momento.

B. PROSPECTS «VER TARIFAS Y COMPLEMENTOS» Y «VISUALIZAR LOS DATOS DE CONTACTO»:

Acción llevada a cabo por el prospect
Tras visitar el stand del vendedor, el comprador potencial hace clic en el botón «Ver tarifas y complementos» o «Visualizar los datos de contacto» e introduce sus datos —apellidos, nombre, dirección de correo electrónico— en un formulario para acceder a la información buscada. Al cumplimentar el formulario, se informa al comprador potencial de que acepta que el vendedor o un miembro de su red de ventas pueda ponerse en contacto con él utilizando sus datos personales sin necesidad de recabar su consentimiento previamente.

Derechos del vendedor respecto de la utilización de los datos personales de los prospects «Ver tarifas y complementos» y «Visualizar los datos de contacto»
Al hacer clic en un botón del stand para obtener información específica, el comprador potencial acepta que un miembro de los equipos de ventas del vendedor se ponga en contacto con él. El vendedor podrá hacerlo en los días siguientes a esta acción en su stand.

C. SOLICITUDES DE «PRESUPUESTO PERSONALIZADO», «TARIFAS Y COMPLEMENTOS», «INFORMACIÓN»

Acción llevada a cabo por el comprador del que emana la solicitud
Tras visitar el stand del vendedor, el comprador potencial hace clic en el botón de «Presupuesto personalizado», «Tarifas y complementos», «Documentación» o «Información» e introduce sus datos —apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono— en un formulario para enviar una solicitud al vendedor. Por tanto, el comprador potencial ha dado su consentimiento para que el vendedor —empresa matriz, responsables distribuidor de zona, distribuidores y agentes vinculados a la marca vendida— pueda ponerse en contacto con él utilizando sus datos personales.

Derechos del vendedor para el uso de los datos personales vinculados a las solicitudes
Los compradores que envían una solicitud esperan recibir una respuesta lo antes posible. Se aconseja a los vendedores que respondan directamente a la solicitud por teléfono o por correo electrónico.


VIRTUALEXPO GROUP LE ACOMPAÑA

Para que los vendedores puedan tener presente en todo momento sus derechos y obligaciones en relación con el tratamiento de los datos personales de los visitantes, VirtualExpo Group ofrece un resumen en la página «Mis resultados» del back office. Además, para evitar un mal uso involuntario de los datos personales, VirtualExpo Group exige a los vendedores que marquen una casilla a través de la cual reconocen sus obligaciones de conformidad con el RGPD para acceder a estos datos.

Si le surge cualquier duda relacionada con la protección de datos de carácter personal en los marketplaces de VirtualExpo Group, no dude en escribir un correo electrónico a dpo@virtual-expo.com.

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