![[Produttori] Come rispondere ai buyer usando l’interfaccia di dialogo](https://resources.virtual-expo.com/wp-content/uploads/sites/4/2021/03/0-featured_Nego-interface-1000x660.jpg)
Questa guida spiega in maniera semplice e dettagliata come rispondere ai buyer sui 6 marketplace di VirtualExpo Group.
Indice
- 1. Che cos’è l’interfaccia di dialogo e perché dovrei usarla?
- 2. Come rispondere al buyer?
- 3. Come inviare un preventivo?
- 4. Come inoltrare una richiesta?
- 5. Come rifiutare una richiesta?
- 6. Come visualizzare la cronologia delle conversazioni?
- 7. Come tradurre i messaggi del buyer?
- 8. Come trattare le richieste attraverso la sezione “i miei risultati” del back office?
- 9. FAQ
1. Che cos’è l’interfaccia di dialogo e perché dovrei usarla?
L’interfaccia di dialogo consente a fornitori e buyer di comunicare in modo semplice e sicuro, di instaurare un clima di fiducia e, di conseguenza, facilita il processo di vendita. Questo perché sull’interfaccia di dialogo:
- i buyer visualizzano i preventivi e confermano gli ordini;
- i fornitori ricevono conferma degli ordini nonché le informazioni necessarie per procedere a fatturazione e consegna;
- VirtualExpo invia ai fornitori diversi reminder e salva le conversazioni tra fornitore e buyer affinché i fornitori possano consultarle in qualsiasi momento.
Rispondere alle richieste direttamente dalla propria casella di posta elettronica, naturalmente, è possibile. L’interfaccia di dialogo, però, ti consente di:
| Usando la propria e-mail | Usando l’interfaccia di dialogo | |
| Visualizzare il numero di telefono del buyer |  |  |
| Sapere se e quando il buyer ha letto il tuo messaggio | | |
| Inviare preventivi con l’opzione di pagamento online | | |
| Sapere se e quando il buyer ha visualizzato il tuo preventivo | | |
| Sapere se e quando la tua rete vendita ha risposto al buyer | | |
| Sapere se e quando la tua rete vendita ha concluso una vendita | | |
| Visualizzare la cronologia delle conversazioni tra i distributori e i responsabili di zona | | |
| Visualizzare il feedback del buyer in merito al servizio ricevuto | | |
| Tradurre automaticamente la risposta del buyer in italiano (o altre 8 lingue) | | |
| Rifiutare le richieste senza che il tuo rating di venditore venga intaccato | | |
2. Come rispondere al buyer?
a. Rispondere usando l’interfaccia di dialogo
Apri l’interfaccia di dialogo cliccando sul pulsante “Rispondi” che figura nella richiesta del buyer. Così facendo, potrai poi contattare telefonicamente il buyer o inviargli una risposta.
- Per contattare telefonicamente il buyer:
Clicca a sinistra su “Visualizza numero di telefono” per vedere il numero di telefono del buyer (non sarà necessario ripetere l’operazione).
- Per inviare una risposta al buyer => Utilizza il campo che si trova a destra
=> Per allegare un documento, utilizza il pulsante “Aggiungi allegato”. Nella finestra pop-in che si apre, clicca su “Preventivo” o su “Altri documenti” a seconda del tipo di allegato che desideri caricare.
=> Seleziona il file (PDF max. 10 MB), digita la tua risposta al buyer e clicca su “Invia”.
=> Una volta inviata, la tua risposta apparirà nella cronologia delle conversazioni (vedi 6. Come visualizzare la cronologia delle conversazioni?) e riceverai una notifica via e-mail.
b. Rispondere usando la casella di posta elettronica:
- Per rispondere direttamente alla richiesta senza aprire l’interfaccia di dialogo, clicca sul pulsante “Rispondi” della tua casella di posta elettronica. Facendo questo l’indirizzo email crittografato del buyer apparirà nel campo “A” (campo del destinatario).
- Invia la tua risposta al buyer => La tua risposta apparirà immediatamente nella cronologia della conversazione, a cui potrai accedere in qualsiasi momento tramite l’interfaccia di dialogo.
3. Come inviare un preventivo?
Quando invii un preventivo usando l’interfaccia di dialogo, i buyer ricevono un’apposita notifica grazie alla quale possono sia visualizzare che accettare il preventivo online. Per inviare un preventivo:
- Clicca sul pulsante “Allega documento” dell’interfaccia di dialogo e seleziona “Preventivo”. Nella finestra che si apre, seleziona il file del preventivo e caricalo.
- Una volta terminato il caricamento, se la funzione “Pagamento online” è attivata, si aprirà un modulo da compilare. (Se non vuoi attivare il paganemto online, puoi togliere la spunta dalla casella “Voglio attivare il pagamento online” e chiudere il modulo).
- Clicca su “Conferma” e procedi all’invio del preventivo cliccando su “Invia”.
4. Come inoltrare una richiesta?
Quando inoltri delle richieste usando l’interfaccia, la data dell’operazione e l’indirizzo email della persona a cui hai inoltrato la richiesta vengono salvati nella cronologia della conversazione. Pertanto, per garantire un follow-up ottimale, ti consigliamo vivamente di inoltrare la richiesta usando l’interfaccia di dialogo piuttosto che la tua casella di posta elettronica.
- Quando ricevi una richiesta via e-mail, clicca sul pulsante di inoltro della richiesta.
- A quel punto si aprirà una finestra che ti permetterà di inoltrare la richiesta, come da immagine qui sotto:
5. Come rifiutare una richiesta?
L’interfaccia di dialogo ti consente di rifiutare le richieste che non desideri trattare senza che ciò intacchi il tuo rating. Per questa ragione è importante rifiutare le richieste usando l’interfaccia di dialogo piuttosto che farlo direttamente dalla propria casella di posta elettronica.
- Clicca sul pulsante “Rifiuta” contenuto nell’e-mail. Così facendo aprirai una finestra che permette di rifiutare la richiesta.
- Seleziona il motivo del tuo rifiuto a trattare la richiesta => Il buyer non sarà informato del motivo.
- Clicca su “Conferma”.
6. Come visualizzare la cronologia delle conversazioni?
L’intera conversazione relativa a una data richiesta è sempre visibile sull’interfaccia di dialogo sotto il campo del messaggio. Oltre a salvare tutti i messaggi e documenti inviati, la cronologia delle conversazioni ti permette anche di monitorare le fasi chiave dell’interazione con il buyer.
In particolare, ti permette di sapere se e quando il buyer ha:
- letto il tuo messaggio
- cliccato su un preventivo o un altro documento
- accettato o rifiutato un preventivo
- lasciato una valutazione
Inoltre, ti permette di sapere se e quando un membro della tua rete vendita ha:
- visualizzato il numero di telefono del buyer
- messo in copia un altro membro della tua rete vendita o inoltrato la richiesta
- rifiutato una richiesta
- tradotto un messaggio del buyer
7. Come tradurre i messaggi del buyer?
Ogni messaggio inviato dal buyer appare nella cronologia della conversazione e può essere tradotto in italiano (o in altre 8 lingue) usando l’apposito pulsante. Anche il buyer ha accesso alla funzionalità di traduzione per tradurre i tuoi messaggi.
PRIMA:
DOPO:
Diritti di visualizzazione
Se un distributore tratta una richiesta, il produttore può verificare se il distributore ha preso contatto con il buyer e se la vendita, a seguito di questo contatto, è stata conclusa. Tuttavia, per garantire la riservatezza delle conversazioni, il produttore non può visualizzare la conversazione tra distributore e buyer (e viceversa).
Per la stessa ragione, se il produttore mette in copia un membro della rete vendita o se gli inoltra una richiesta, questa persona avrà gli stessi diritti di visualizzazione del produttore. Viceversa, se un distributore mette in copia il produttore o gli trasferisce una richiesta, il produttore acquisisce automaticamente gli stessi diritti di visualizzazione del distributore. Esempio: se il produttore inoltra una richiesta, la persona che la riceve potrà vedere solo la conversazione tra produttore e buyer e non quella tra distributore e buyer.
8. Come trattare le richieste attraverso la sezione “i miei risultati” del back office?
- Per prima cosa accedi alla pagina “I miei risultati” del tuo back office. Se hai dimenticato i codici di accesso, contatta il tuo account manager.
- Scorri fino alla sezione dei filtri e seleziona “Richieste”, quindi fai clic su “Filtra”:
- La lista delle richieste apparirà sotto i filtri:
- Accedi all’interfaccia di dialogo cliccando sui pulsanti “Visualizza la richiesta” o “Tratta la richiesta”, che figurano a destra di ogni richiesta.
- TRATTA LA RICHIESTA: Questo pulsante appare se sei la persona che deve trattare la richiesta – Clicca sul pulsante per trattarla.
- VISUALIZZA LA RICHIESTA: Questo pulsante indica una delle seguenti possibilità:
=> Sei la persona che deve trattare la richiesta e lo hai già fatto. In questo caso, fai clic se desideri visualizzare nuovamente la richiesta o se vuoi inviare un reminder al buyer.
=> La persona da te designata per trattare la richiesta è un distributore o un responsabile di zona. In questo caso, fai clic per conoscere lo stato di avanzamento della richiesta (la tua azione non modificherà lo stato della richiesta).
Ti ringraziamo di aver letto questa guida e speriamo che ti sia stata utile. Per maggiori informazioni non esitare a contattare il tuo account manager o il servizio assistenza all’indirizzo customerservice@virtual-expo.com.
9. FAQ
a. Quando rispondo a un buyer il suo indirizzo email viene crittografato. Perché?
La nostra missione è garantire ai buyer risposte rapide e pertinenti alle loro richieste. Crittografare gli indirizzi dei buyer permette di salvare le conversazioni in modo che possano essere consultate in qualsiasi momento nell’interfaccia di dialogo della piattaforma. Grazie a questo sistema, il produttore può anche controllare la rapidità e la qualità delle risposte fornite dalla sua rete vendita ai buyer.
b. Perché le email che ricevo non riportano la cronologia della conversazione?
Per garantire che un’email venga recapitata con successo è necessario limitare le dimensioni del file. Di conseguenza, la cronologia delle conversazioni nell’e-mail è stata sostituita da un link all’interfaccia di dialogo, dove la conversazione può essere consultata integralmente. Un altro vantaggio dell’interfaccia di dialogo è che garantisce l’accesso a tutti i preventivi precedentemente inviati.
c. Perché a volte devo scrivere il mio indirizzo email nel campo “Da” (campo mittente)?
Per far sì che il buyer sia in grado di risponderti, abbiamo bisogno di conoscere l’indirizzo email “mittente”. Nella maggior parte dei casi questo campo è precompilato. Nei casi citati qui sotto, tuttavia, sarà necessario inserire manualmente l’indirizzo email del buyer:
- se usi l’interfaccia di dialogo per la prima volta
- se, dall’ultima volta che hai usato l’interfaccia di dialogo, hai eliminato i cookie
- se accedi all’interfaccia di dialogo da un computer, uno smartphone o un tablet da cui non ti sei mai connesso
d. Le persone che sono in copia di una risposta a una richiesta possono rispondere al buyer?
Sì, ogni persona in copia di una risposta inviata al buyer può a sua volta rispondergli.
e. Nella pagina “La mia rete vendita” ho preimpostato alcuni indirizzi affinché vengano messi automaticamente in copia delle richieste che ricevo. Perché questi indirizzi non vengono messi in copia anche delle conversazioni tra la mia rete vendita e i buyer?
I produttori possono impostare la loro interfaccia in maniera che alcuni indirizzi email vengano messi automaticamente in copia delle richieste inviate a determinati responsabili di zona e/o distributori. In seguito, però, è il responsabile di zona o il distributore in questione a decidere se mettere questi indirizzi in copia delle sue risposte oppure se preferisce non farlo.
f. Come posso sapere se la mia richiesta è stata inviata con successo?
Le risposte che invii appaiono immediatamente nell’interfaccia di dialogo, in cima alla cronologia delle conversazioni. Inoltre, una copia della tua risposta ti viene inviata via e-mail. Se, al contrario, la tua risposta non è stata inviata con successo, un messaggio di errore, in rosso, ti segnalerà il problema. Il messaggio di errore potrebbe essere uno dei seguenti:
- Il file allegato supera 10 MB.
- Il campo “Da” è vuoto (inserire l’indirizzo e-mail)
- Il campo “Messaggio” è vuoto
- Uno degli indirizzi email inseriti nel campo “Da” o nel campo “CC” non è corretto
Se non si è verificato nessuno dei problemi appena citati, il mancato invio della tua risposta è probabilmente dovuto a un problema tecnico. In questo caso, contatta il tuo account manager o invia un’email a customerservice@virtual-expo.com.
g. Posso utilizzare l’interfaccia di dialogo sul mio smartphone?
Sì, assolutamente! L’interfaccia di dialogo si adatta a schermi di qualsiasi dimensione.
