![[Fabricantes] Responder a los compradores a través de la interfaz de negociación](https://resources.virtual-expo.com/wp-content/uploads/sites/4/2021/03/0-featured_Nego-interface-1000x660.jpg)
En esta guía le explicamos cómo puede comunicar de manera fácil y rápida con los compradores a través de los 6 marketplaces de VirtualExpo Group.
Tabla de contenidos
- 1. Qué es la interfaz de negociación y para qué se utiliza
- 2. Cómo responder a los compradores
- 3. Cómo enviar un presupuesto
- 4. Cómo reenviar una solicitud
- 5. Cómo declinar una solicitud
- 6. Cómo consultar el historial de conversaciones
- 7. Cómo traducir los mensajes de los compradores
- 8. Cómo acceder a todas las solicitudes recibidas
- 9. Preguntas frecuentes
1. Qué es la interfaz de negociación y para qué se utiliza
La interfaz de negociación permite que proveedores y compradores puedan dialogar de forma fácil y segura. Es una plataforma que propicia un clima de confianza y facilita, por tanto, el proceso de venta:
- Los compradores verán los presupuestos y confirmarán los pedidos a través de una dirección de correo electrónico encriptada.
- Los proveedores recibirán la confirmación de los pedidos y toda la información de facturación y entrega necesaria.
- VirtualExpo Group enviará recordatorios y creará un historial de conversaciones, disponible en todo momento.
Y aunque también puede responder a las solicitudes utilizando directamente su propia cuenta de correo electrónico, le aconsejamos que utilice la interfaz de negociación. ¿Por qué?
| Responder desde su cuenta de correo electrónico | Responder desde la interfaz de negociación | |
| Ver el número de teléfono del comprador |  |  |
| Saber cuándo el comprador ha leído su mensaje | | |
| Enviar presupuestos con la opción de pago en línea | | |
| Saber cuándo el comprador ha abierto su presupuesto | | |
| Saber cuándo su red de ventas ha respondido al comprador | | |
| Saber cuándo su red de ventas ha cerrado una venta | | |
| Consultar el historial de conversaciones entre sus distribuidores y sus responsables de zona | | |
| Consultar las opiniones del comprador respecto de la atención recibida | | |
| Traducir automáticamente al español las respuestas del comprador —y también a otros ocho idiomas— | | |
| Declinar las solicitudes sin que su puntuación como vendedor se vea afectada | | |
2. Cómo responder a los compradores
a. Responder a través de la interfaz de negociación
Hacer clic en el botón «Responder» del cuerpo del correo electrónico de la solicitud. A partir de entonces podrá contactar telefónicamente con el comprador o enviarle su respuesta.
- Para contactar telefónicamente con el comprador
Hacer clic en «Visualizar el n.º» para ver el número de teléfono del comprador (no será necesario repetir la operación).
- Para enviar una respuesta al comprador => Utilizar la sección de mensajería que se encuentra a la derecha
=> Para adjuntar un documento, hacer clic en «Adjuntar un documento». Se abrirá una ventana emergente y deberá seleccionar, o bien el botón «Presupuesto» o bien el botón «Otros documentos» en función del tipo de documento que desea adjuntar.
=> Al clicar sobre uno de los dos botones, se abrirá un cuadro de diálogo que le permitirá adjuntar el archivo correspondiente desde su ordenador (Tamaño máximo de los archivos PDF: 10 MB).
=> Una vez enviada, su respuesta aparecerá en el historial de conversaciones que aparece debajo (consultar la sección 6. Cómo consultar el historial de conversaciones) y también recibirá una notificación por correo electrónico.
b. Responder a los compradores directamente desde su cuenta de correo electrónico
- Al hacer clic en el botón de respuesta de su propia bandeja de entrada, la dirección de correo electrónico encriptada del comprador aparecerá en el campo «Para»:
- Envíe su respuesta al comprador => La respuesta aparecerá en el historial de conversaciones de la interfaz de negociación.
3. Cómo enviar un presupuesto
Al enviar los presupuestos a través de la interfaz de negociación, los compradores recibirán una notificación que les permitirá ver y aceptar el presupuesto en línea. Para enviar un presupuesto:
- Hacer clic en «Adjuntar un documento» y seleccionar «Presupuesto». Se abrirá un cuadro de diálogo que permitirá seleccionar el archivo correspondiente desde el ordenador.
- Si la opción de pago en línea está disponible, aparecerá una sección para introducir la información de pago. (Si se desmarca la casilla «Quiero activar el pago en línea», los campos de esta sección desaparecerán).
- Hacer clic en «Confirmar». Tras hacer clic en «Confirmar», ya se podrá enviar la respuesta con el presupuesto a través de la interfaz de negociación.
4. Cómo reenviar una solicitud
Cuando reenvíe una solicitud a través de la interfaz de negociación, la fecha y la dirección de reenvío se archivarán en el historial de conversaciones. Por lo tanto, para garantizar un seguimiento óptimo, le recomendamos que utilice la interfaz de negociación en lugar de su propia cuenta de correo electrónico.
- Cuando reciba una solicitud por correo electrónico, haga clic en el botón de reenvío dentro del cuerpo de la solicitud.
- Se abrirá una ventana que le permitirá reenviar la solicitud:
5. Cómo declinar una solicitud
La interfaz de negociación le permite declinar las solicitudes que no desee tramitar sin que su puntuación como vendedor se vea afectada. Por lo tanto, es importante declinar las solicitudes a través de la interfaz de negociación y no directamente desde su bandeja de entrada.
- Hacer clic en el botón «Declinar» dentro del cuerpo de la solicitud. Se abrirá una ventana que le permitirá declinar la solicitud.
- Seleccione el motivo por el que declina la solicitud. => No se comunicará dicho motivo al comprador.
- Haga clic en «Confirmar».
6. Cómo consultar el historial de conversaciones
El historial de conversaciones relativas a una solicitud será siempre visible en la interfaz de negociación, justo debajo de la sección de mensajería. Además de permitir guardar todos los mensajes y documentos enviados, el historial de conversaciones también contribuye al seguimiento de los acontecimientos clave de su interacción con el comprador.
El historial de conversaciones permite saber si el comprador:
- ha leído su mensaje.
- ha abierto un presupuesto u otro documento.
- ha aceptado o rechazado un presupuesto.
- ha dejado una opinión.
El historial de conversaciones también permite conocer si un miembro de su red de ventas:
- ha consultado el número de teléfono del comprador.
- ha puesto en copia a otro miembro de su red o reenviado la solicitud.
- ha declinado una solicitud.
- ha traducido un mensaje del comprador.
7. Cómo traducir los mensajes de los compradores
Todos los mensajes de los compradores que aparecen en el historial de conversaciones pueden traducirse al español —y a otros ocho idiomas— gracias a la función de traducción. Esta función también está disponible para los compradores cuando reciban su respuesta.
ANTES:
DESPUÉS:
Derechos de visualización
Si un distribuidor ya está tramitando una solicitud, el fabricante podrá ver si dicho distribuidor se ha puesto en contacto con el comprador y si se ha cerrado la venta como consecuencia de ello. No obstante, por motivos de confidencialidad, los fabricantes no podrán ver las conversaciones entre los distribuidores y los compradores —y viceversa—.
Por tanto, si un fabricante pone en copia a un miembro de la red de ventas o si reenvía una solicitud, el codestinatario tendrá los mismos derechos que el fabricante —y viceversa, cuando sea el distribuidor el que ponga en copia al fabricante o le reenvíe una solicitud—. Por ejemplo, si un fabricante reenvía una solicitud, el codestinatario podrá ver sólo la conversación entre el comprador y el fabricante y no la conversación entre el comprador y el distribuidor.
8. Cómo acceder a todas las solicitudes recibidas
- Acceda a la página «MIS RESULTADOS». Si ha olvidado su información de acceso, no dude en ponerse en contacto con su asesor comercial.
- Desplácese hasta el apartado de filtros, seleccione la opción «Solicitudes» y haga clic en «Aplicar»:
- La lista de solicitudes aparecerá a continuación:
- Acceda a la interfaz de mensajería a través de los botones «TGestionar la solicitud» o «Ver la solicitud» a la derecha de cada solicitud.
- GESTIONAR LA SOLICITUD: indica que es usted el responsable de la solicitud. Haga clic para tramitarla.
- VER LA SOLICITUD: indica una de las siguientes posibilidades:
=> Es usted el responsable de la solicitud y ya la ha tramitado. Haga clic para consultar de nuevo la solicitud o enviar un recordatorio al comprador.
=> El responsable de la solicitud es un distribuidor o un responsable de zona. Haga clic para ver el estado de la solicitud (esto no influirá en el estado de la solicitud).
Gracias por haber leído esta guía en su totalidad. Esperamos que haya sido clara y útil para usted. Para cualquier información adicional, no dude en ponerse en contacto con su asesor comercial en VirtualExpo o con nosotros escribiendo a customerservice@virtual-expo.com.
9. Preguntas frecuentes
a. ¿Por qué no puedo ver la dirección de correo electrónico del comprador?
Nuestra misión es garantizar que los compradores obtengan respuestas rápidas y de calidad a sus solicitudes. Para ello, las solicitudes se envían a través de una dirección de correo electrónico encriptada. La dirección de correo electrónico encriptada permite guardar el historial de conversaciones. Como resultado, podrá verificar la rapidez y calidad de las respuestas enviadas a los compradores por parte su red de ventas.
b. ¿Por qué el historial de conversaciones no se muestra en los mensajes de correo electrónico?
Es necesario limitar el tamaño de los mensajes de correo electrónico para garantizar que se envían correctamente. Por consiguiente, se ha sustituido el historial de conversaciones dentro del mensaje de correo electrónico por un enlace hacia la interfaz de negociación, en la que se puede consultar en su totalidad. Una de las ventajas adicionales es que puede acceder a todos los archivos adjuntos enviados anteriormente.
c. ¿Por qué tengo que escribir mi dirección en el campo «De» en algunas ocasiones?
Para que el comprador pueda enviarle una respuesta, necesitamos saber su dirección de correo electrónico como remitente. En la mayoría de los casos, aparece de forma predeterminada. Sin embargo, tendrá que añadirla manualmente en los siguientes casos:
- Primera utilización de la interfaz de negociación.
- Borrado de las cookies desde la última vez que utilizó la interfaz de negociación.
- Acceso a la interfaz de negociación a través de un ordenador o smartphone diferente.
d. ¿Los destinatarios en copia de una solicitud pueden responder al comprador?
Sí, cualquier codestinatario de una solicitud puede responder al comprador.
e. He introducido algunas direcciones en la página «MI RED DE VENTAS para que reciban una copia de las solicitudes. ¿Por qué estas direcciones no aparecen también como copia para las conversaciones entre mi red de ventas y los compradores?
Los fabricantes pueden designar a las personas que recibirán automáticamente una copia de las solicitudes que se envían a los responsables de zona y a los distribuidores de su red de ventas. Corresponde a cada responsable de zona o distribuidor poner o no a estos destinatarios personas como copia de sus conversaciones con el comprador.
f. ¿Cómo puedo saber si mi respuesta se ha enviado correctamente?
Tan pronto como se haya enviado su respuesta, aparecerá en la interfaz de negociación, en la parte superior del historial de conversaciones (también se le enviará una copia por correo electrónico). Si su respuesta no se ha enviado, aparecerá un mensaje en rojo que le indicará el tipo de error. Existen los siguientes tipos de error:
- Los archivos adjuntos exceden los 10 MB.
- El campo «De» está vacío —deberá introducir su dirección de correo electrónico—.
- El cuerpo del mensaje está vacío.
- Una de las direcciones de los campos «De» o «Cc» es incorrecta.
Si no es ninguno de los anteriores, podría tratarse de un problema técnico. Puede ponerse en contacto con su asesor comercial o escribirnos a customerservice@virtual-expo.com.
g. ¿Puedo utilizar la interfaz de negociación desde mi smartphone?
¡Por supuesto! La interfaz de negociación se adapta a pantallas de todos los tamaños.
